Kamis, 15 Desember 2016


PENDAHULUAN

Selamat datang di blog saya!.Terimakasih telah bersedia untuk berkunjung.Disini saya akan membagikan informasi yang saya punyai dan semoga bermanfaat bagi anda.Bagi anda yang telah berkunjung saya harapkan berkenan mengisi komentar dalam setiap artikel saya atau mengisi buku tamu yang saya sediakan.

Terimakasih kepada para blogger yang telah bersedia menyajikan tutorial membuat blog yang akhirnya tercipta blog saya ini.Saya mohon maaf jika ada kata yang salah atau kurang berkenan dalam menuliskan postingan-postingan saya.Saya ucapkan selamat berkunjung!!


  • PENGERTIAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN PEDOMAN KERJA
  1. Tata kerja : adalah suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien.
  2. Prosedur kerja : tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yangmengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan.
  3. Pedoman kerja : Dalam kamus besar bahasa indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau "hal-hal pokok yang menjadi dasar pegangan, petunjuk, dsb" untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu. Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja.
  • CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA

  1. Tentukan untuk apa renana kerja itu anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana kerja berlaku untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.
  2.  Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang. Atasan atau manajer anda akan memperoleh informaasi yang mereka butuhkan untuk memahami rencana kerja itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja akademik, biasanya tidak perlu ada pendahuluan dan latar belakang. 
    Pendahuluan sebaiknya singkat dan menarik. Ingatkan atasan anda kenapa anda membuat rencana kerja itu. Kenalkan padanya proyek yang akan anda kerjakan selama kurun waktu tertentu.
     Latar belakang sebaiknya menyoroti alasan anda membuat rencana kerja itu. Anda bisa melakukannya, misalnya dengan menyajikan detail atau statistik laporan terbaru, mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi, atau alasan lainnya berdasarkan masukan dan umpan balik yang anda terima selama mengerjakan proyek sebelumnya
    1. Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.
     Tujuan adalah gambaran keseluruhan proyek anda. Tuliskan apa saja hasil akhir yang anda inginkan dari rencana kerja itu. Usahakan cakupannya luas, misalnya anda ingin menyelesaikan makalah penelitian atau belajar menulis.
     
    Target sebaiknya spesifik dan nyata. Dengan kata lain anda harus bisa mencoret langkah-langkah yang ada di daftar target setelah anda menyelesaikannya. Menemukan narasumber yang bisa di wawancaraiuntuk makalah penelitian anda termasuk contoh target yang bagus. Kalau target-target yang ada terlalu beragam, Anda bisa memecahnya jadi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Misalnya, target jangka pendek perusahaan untuk meningkatkan jumlah audiens sebesar 30% dalam tiga bulan berbeda dengan target jangka panjang untuk memperkuat visibilitas merek (brand) di media sosial selama setahun.Target biasanya ditulis dalam kalimat aktif menggunakan kata kerja tindakan dengan makna spesifik. Misalnya, "merencanakan", "menulis", "meningkatkan", dan "mengukur". Hindari kata kerja dengan makna samar seperti "memelajari", "memahami", dan "mengetahui".
    1. Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mecari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.
     Spesifik berarti terperinci. Apa tepatnya yang akan kita lakukan untuk siapa? uraikan populasi yang akan anda layani dan semua tindakan spesifik yang akan digunakan untuk membantu mereka.
    · Measurable berarti terukur. Apakah target itu kuantitatif dan bisa diukur? Bisakah Anda menghitung hasilnya?
     Achievable berarti bisa dicapai. Bisakah Anda menyelesaikannya dalam waktu yang telah ditetapkan dengan sumber daya yang Anda miliki? Mengingat segala keterbatasan yang ada, target Anda harus realistis.
     Relevant adalah terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan atau strategi yang Anda inginkan? 
    Time Bound adalah terikat waktu. Kapan target itu tercapai, dan/atau kapan Anda tahu Anda telah menyelesaikannya? Tentukan tanggal berakhirnya proyek. Sebutkan pula, kalau ada, hasil akhir seperti apa yang bisa menyebabkan proyek Anda berakhir lebih dini, dengan semua hasil tercapai.
  5.  Cantumkan sumber daya yang anda miliki. Dalam daftar ini tulis semua yang anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target. Sumber daya beragam bentuknya, tergantung untuk apa rencana kerja itu anda buat. Sumber daya di kantor meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan, bangunan atau ruangan, dan buku-buku. Anggaran yang mendetail bisa Anda lampirkan kalau rencana kerja itu lebih formal.
  6.           Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya anda mencapai tujuan dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian disekolah atau dikampus, jadwal anda ternyata terlalu padat sehingga anada tidak bisa meneliti dan menulis dengan baik. Karena itu batasan anda adalah jadwal yang padat. Coba hilangkan komitmen lain sepanjang semester itu agar anda bisa menyelesaikan rencana kerja secara efektif
    1.  Siapa yang bertanggung jawab? Pertanggung jawaban adalah elemen paling penting rencana yang baik. Siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian tiap tugas? Walau ada tim yang mengerjakan sebuah tugas, satu orang harus bertanggung jawab memastikan tugas itu selesai tepat waktu.
  8.           Tulis strategi. Amati rencana kerja anda kemudian putuskan bagaimana anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.
    Tulis daftar tindakan yang terperinci. Kenali apa yang harus terjadi tiap hari atau tiap minggu agar tujuan Anda tercapai. Cantumkan juga tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh anggota tim lainnya. Anda bisa menggunakan software manajemen proyek atau kalender pribadi untuk mengatur informasi ini.Buat jadwal. Walau Anda boleh membuat jadwal kerja tentatif, kejadian atau situasi tidak terduga bisa muncul sewaktu-waktu. Karenanya, sediakan ruang di jadwal Anda untuk menghindari keterlambatan.
  • MANFAAT DITETAPKAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, PEDOMAN KERJA
  1.  Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
  2.  Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.
  3.   Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagaimana pihak yang berkepentingan.
  4.  Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.
  5. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.
  6.  Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
  7. Pekerjaan yang terbengkalai dapat teratasi.
  8. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
  9. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat– tepatnya.
  10. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISINIS

  • Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis
          Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang  berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.  Peranan sekertaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

Peranan sekertaris terhadap atasan :
  • Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
  • Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
  • Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
  • Peranan sekertaris terhadap bawahan
  • Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
  • Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
  • Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
  • Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
  • Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
  • Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramahn dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
 TUGAS SEKERTARIS
           Tugas seorang sekertaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan skertaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekertaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekertaris meliputi hal-hal sebagai berikut:
  • Menerima dikte dari pimpinan.
  • Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
  • Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
  • Menerima tamu-tamu pimpinan.
  • Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
  • Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
  • Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
  • Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
  • Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
  • Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
  • Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekertaris terutama sekertaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tuga terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Kualifikasi Sekertaris
         kualifikasi sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu perusahaan/organisasi. Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.
Pengetahuan :
  • Memiliki pengetahuan dan wawasan global
  • Memahami seluk beluk organisasi beserta tujuan dan fungsinya
  • Memiliki pengetahuan tentang perkantoran
  • Mampu memahami kondisi dan apa yang akan dikerjakannya
  • Keterampilan :
  • Mampu berkomunikasi dengan baik
  • Mampu menyalurkan ide
  • Mampu membentuk suatu keputusan dan rencana
  • Mampu berbahasa Indonesia dan bahasa asing
  • Mampu menyusun laporan dengan baik
  • Mampu menggunakan peralatan perusahaan dengan baik (contoh : komputer)
  • Kepribadian :
  • Memiliki kepribadian yang baik dan menarik
  • Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
  • Memiliki kemampuan dalam ketelitian, tanggung jawab, dan kejujuran

Diposting oleh di Tidak ada komentar:
Langganan: Komentar (Atom)